I sistemi OCR per documenti rafforzano l’azienda

Una delle importanti esigenze delle aziende di oggi, in qualsiasi settore, è quella di mantenere costantemente aggiornati e accessibili i propri archivi di informazioni. I sistemi OCR per documenti rendono possibile fare tutto questo e insieme ridurre i tempi e i costi della cosa, allo stesso tempo migliorando nettamente l’efficienza dell’intero processo e permettendo di renderlo interamente digitale, liberando così l’azienda dal peso e dal disordine degli archivi cartacei.

La sigla OCR sta per Optical Character Recognition, e spiega in breve che cosa fanno effettivamente i sistemi OCR per documenti: analizzano la scansione (quindi un’immagine) di una pagina stampata e riconoscono nei segni su di essa dei caratteri alfanumerici, il che permette loro di trasformare la scansione del documento in un file di testo vero e proprio, che può poi essere elaborato o modificato digitalmente, e allo stesso modo indicizzato o archiviato. La procedura è automatizzata, molto rapida, e nelle sue ultime iterazioni tecnologiche ha un’accuratezza molto elevata, superiore a quella degli operatori umani di trascrizione.

I sistemi OCR per documenti hanno essenzialmente due funzioni:

-Immagazzinare i documenti stessi, di qualsiasi natura siano, in maniera semplice e rapida, tramite il semplice passaggio in uno scanner e l’analisi da parte del software dedicato. Tale operazione genera a quel punto il testo in formato digitale e lo rende pronto per l’utilizzo, oltre che per la lettura;

-Riutilizzare i documenti, il cui contenuto è, una volta digitalizzato, pari a qualsiasi altro file di testo. Il sistema OCR per documenti può produrre file di spreadsheet, documenti word, o PDF, pronti per l’utilizzo nei programmi dedicati; inoltre, il contenuto convertito può essere utilizzato come base per l’indicizzazione, permettendo un’archiviazione estremamente raffinata e funzionale.

Tre sono, in definitiva, i vantaggi dell’utilizzo in azienda di un sistema OCR per documenti:

-La rapidità: sia nell’immissione dei dati a sistema, sia nel recupero di un documento da un archivio cartaceo, il fattore tempo diventa spesso un problema insostenibile, che l’OCR risolve brillantemente. Un buon sistema aziendale è in grado di acquisire i documenti in pochi secondi, e permette la creazione di un archivio digitale dove il recupero di un file non richiede tempi maggiori.

-La qualità: il problema delle trascrizioni di dati è, naturalmente, la loro esattezza, dato che un singolo errore può avere, in determinati campi, conseguenze gravissime. Le tecnologie OCR tuttavia hanno raggiunto, specie in confronto alle loro origini, delle prestazioni di qualità elevatissima, con un numero ridottissimo di errori.

– Il rapporto qualità – prezzo: rispetto all’assunzione, anche in via temporanea, di operatori deputati all’inserimento di dati o alla trascrizione di documenti, un buon sistema OCR per documenti si dimostra nettamente più economico, oltre ad avere prestazioni migliori. Inoltre la digitalizzazione dei documenti rende possibili tutta una serie di iniziative di Gestione Documentale, che possono rendere ancora più efficace e produttivo l’ambiente di lavoro.

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